Kathrin Ridder

„Wir haben 2015 von PHARMATECHNIK XT auf IXOS umgestellt“, so Ridder. „Die Umstellung verlief reibungslos, da wir uns in Abstimmung mit den PHARMATECHNIK Experten zuvor intensiv ausgetauscht hatten. Seitdem konnten wir die Prozessoptimierung in der Nelken-Apotheke noch einmal deutlich vorantreiben.“ Bereits in XT hatte man die Waren-logistik softwaregestützt betrieben, konnte dies aber mit IXOS noch einmal deutlich vereinfachen.

„Vor allem die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten über Reports sind ein Quantensprung“ sagt Ridder. „Wir haben im Kundenmanagement-modul individuelle Klassifikationen wie Vorlieben oder Interessensgebiete eingepflegt und können unsere Kunden so gezielt anschreiben und informieren.“

 Auch das Rezeptmanagement in Verbindung mit Rezeptscannern bringt einen deutlichen Mehrwert. So haben sich auch gelegentliche Probleme bei der Abrechnung minimiert. Der Rezeptscanner wird in der Nelken-Apotheke sowohl für die Rezeptbelieferung als auch als Controlling-Tool eingesetzt. Bedruckte und belieferte Rezepte werden standardisiert eingescannt, kontrolliert und dank der Schnittstellen zum PHARMATECHNIK Abrechnungszentrum (DRZ) wird ein optimaler Workflow erzielt, berichtet Kathrin Ridder.

Neben der Umstellung auf IXOS Mitte Mai 2015 wurde die Nelken-Apotheke dann im September 2015 mit einem Gollmann-Lagerautomaten ausgestattet. „Die Anbindung des Automaten in Verbindung mit IXOS, MMR und vor allem Notes als Dreh- und Angelpunkt hat die Zusammenarbeit zwischen Front- und Back-Office noch einmal deutlich vereinfacht. Das ganze 14-köpfige Team profitiert vom einfachen Handling der IXOS Oberfläche“, so Ridder.

Ende April 2017 wurde dann das neue RX 4.0 implementiert. Der gesamte Prozess verlief ganz nach den Wünschen der Apothekerin, die bereits im Rahmen einer MMR-Erfa-Gruppe auf das Tool aufmerksam wurde. Besonders gefallen hat Ridder, dass die PHARMATECHNIK Experten eine Inhouse-Schulung durchgeführt haben. So wurde den Mitarbeitern nicht nur das Handling des Tools erklärt, sondern auch die Möglichkeiten, die sich im Bereich der Warenwirtschaft bieten, welche Effekte hier zu erwarten sind und welchen Einfluss die verschiedenen Filter- und Einstellungsoptionen auf den Warenwirtschaftskreislauf nach sich ziehen. Anschließend habe man auf Basis der ebenfalls vorgenommenen Lageranalyse konkrete Ziele formuliert und das Tool mit individuellen Parametern eingestellt. 

„Unser Ziel ist es, die Automatisierung der gesamten Logistik, inklusive Ein- und Auslistung, Retouren sowie den Einkauf weiter voranzutreiben. IXOS im Zusammenspiel mit RX 4.0 ist dafür die perfekte Softwareumgebung. Mit zehn Prozent hatten wir bereits vor der Einführung eine gute Besorgerquote bei RX-Präparaten. Seit Mai 2017 konnten wir diese um ca. 2,5 Prozent senken. Wir möchten schon jetzt nicht mehr ohne RX 4.0 arbeiten“, sagt Kathrin Ridder bestimmt.

Über die Sortimentssteuerung werden das Lager der Nelken-Apotheke konstant optimiert und Rabattverträge vorausschauend berücksichtigt. So konnte schließlich auch die Lagerbreite komprimiert werden. Durch die autonome Steuerung des Tools nach den individuellen Parametern der Nelken-Apotheke werden im Bestellprozess automatisch bestimmte Firmen und Importe in die Recherche einbezogen und Lagerbestände so tagesaktuell optimiert.

Besonders angetan ist Kathrin Ridder auch von der Motivationsspritze, die RX 4.0 für die PKA im Backoffice darstellen. Durch die umfangreichen Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten bekommen die Mitarbeiter ein konkretes Feedback und können Ihren Arbeitserfolg in einer handfesten Zahl messen. Darüber hinaus sei RX 4.0 eine zeitsparende Arbeitserleichterung für jeden Mitarbeiter. Das Programm ist einfach zu bedienen und hat den gesamten Besorgerprozess radikal verändert. Mit geringem täglichen Aufwand lassen sich nun der gesamte Ein- und Auslistungs- sowie der Bestellprozess realisieren. Neue Produkte werden durch das System automatisch bestellt und vom Kommissionierautomaten selbständig eingelagert. „Der gesamte Wareneingang funktioniert reibungslos, eine enorme Aufwandsersparnis“, so Ridder.