Die Einführung der E-Rechnung für Apotheken steht bevor und bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. Diese Umstellung erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und technische Anpassungen seitens der Apotheken. Die offizielle Umstellung auf E-Rechnungen beginnt schrittweise ab dem 1. Januar 2025.

Es gelten jedoch folgende allgemeine Übergangsregelungen:

• Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Apotheken weiterhin wie bisher abrechnen
• Bei einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro im Jahr 2026 verlängert sich die Frist bis Ende 2027
• Ab 1. Januar 2028 müssen dann alle Apotheken, unabhängig vom Umsatz, E-Rechnungen versenden.

Rechnungen an Privatpersonen und Unternehmen im Ausland sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.

Gesetzliche Regelung:
In Deutschland wird die Ausstellung von E-Rechnungen durch verschiedene gesetzliche Regelungen bestimmt, insbesondere durch das Wachstumschancengesetz und die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Mit dem Wachstumschancengesetz wird ab dem 1. Januar 2025 die Digitalisierung weiter vorangetrieben. Das heißt, die E-Rechnung wird für inländische B2B-Rechnungen, nach einer Übergangsfrist, bis spätestens 1. Januar 2028 zur Pflicht. Geplant ist zudem auch die Einführung eines Meldesystems, zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung gemäß der Norm EN 16931. Sie wird in einem strukturiertem Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen, und kann automatisch und elektronisch weiterverarbeitet werden (z.B. ZUGFeRD).

E-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn sie elektronisch übermittelt wurden, solange durch innerbetriebliche Kontrollverfahren ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung hergestellt werden kann.

Elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen gemäß GoBD 10 Jahre in dem Format aufbewahrt werden, in dem Sie empfangen werden. Das heißt, elektronische Rechnungen sind originär elektronisch aufzubewahren. Wird die elektronische Rechnung per E-Mail übersandt, so ist die E-Mail selbst als reines Transportmittel der Rechnung (= Briefumschlag der elektronischen Rechnung) grundsätzlich nicht aufzubewahren, es sei denn, die E-Mail enthält der Rechnung zugehörige, aufbewahrungspflichtige Informationen.