Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen vorgesehen. Bis einschließlich 2026 obliegt es der Apotheke zu entscheiden, ob sie eine in IXOS erstellte Rechnung als formale E-Rechnung behandelt oder als einfache Papier-oder PDF-Rechnung. Während der gesetzlich festgelegten Übergangszeit vom 01.01.2025-31.12.2026 ist beides möglich. Ab 2027 müssen Apotheken an ihre B2B-Partner dann verpflichtend EN 16931-konforme E-Rechnungen erstellen, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt (ab dann kann die Vorsteuer nur noch für E-Rechnung geltend gemacht werden). Ab 1.1.2028 ist denn die E-Rechnung für alle zwingend, unabhängig vom Umsatz.

Die wichtigsten Rechnungsformate sind ZUGFeRD ab Version 2.1.1, und XRechnung.
Wobei in Deutschland heute E-Rechnungen vor allem im ZUGFeRD Format erstellt werden.

Nein.

Das Abheften eines E-Rechnungsausdruck ist keine zulässige Archivierungsform. E-Rechnungen müssen zwingend digital im Original in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) z.B. ORBIZ oder auf einem Datenträger archiviert werden.

E-Rechnungen können auf jedem digitalen Datenträger archiviert werden, der eine Aufbewahrung von 10 Jahren ermöglicht.

Immer. Sobald eine E-Rechnung gestellt oder erhalten wird, muss diese 10 Jahre archiviert werden. Dazu ist ein DMS zu empfehlen, welches die gesetzlichen Vorgaben zur Langzeitarchivierung erfüllt.

IXOS ORBIZ ist hier das perfekt in IXOS integrierte Werkzeug. Neben Papierrechnungen kann IXOS ORBIZ E-Rechnungen im ZUGFeRD Format gesetzeskonform archivieren.

Speichern Sie die E-Rechnung aus Ihrem E-Mail-Programm auf der Festplatte und importieren Sie die Datei anschließend mit der IXOS ORBIZ-Importfunktion.

Ausschließlich über digitale Transportwege. Hierfür reicht bereits der Versand per E-Mail.

In IXOS können bereits heute die Formate ZUGFeRD 2.2 erstellt werden.

ZUGFeRD-E-Rechnungen lassen sich für den Menschen ohne Einschränkung genauso lesen, wie einfache PDF-Rechnungen. In der  ZUGFeRD-PDF-Rechnung sind aber implizit die E-Rechnungsdaten in Form einer XML-Datenstruktur enthalten.

Nach einem Ausdruck auf Papier handelt es sich nicht mehr um eine gültige E-Rechnung und ein eingescanntes Dokument wird von den Finanzbehörden nicht als originale E-Rechnung akzeptiert werden. E-Rechnungen sind immer digitale Dateien und können nur über digitale Wege transportiert und auch nur digital archiviert werden.

In IXOS​​​​​​​ erzeugte ZUGFeRD E-Rechnungen können aktuell noch nicht über die IXOS-ELO-Schnittstelle übertragen werden. Bis diese Funktion verfügbar ist, müssen die E-Rechnungen auf dem IXOS-Server gespeichert und anschließend manuell in ELO importiert werden.